Pandemi döneminde online toplantıların daha verimli olmasını istiyorsanız yapılan araştırmalar ilgi çekici…
Koronavirüs etkisi ile artan uzaktan çalışma modeli iletişim şekillerimizi de değiştirdi. Gerek tamamen uzaktan çalışan takımları gerek hibrit takımları yönetelim, online toplantılara daha sık girmeye başladık.
Yüzyüze yapılan toplantılardaki bildiğimiz kuralların, kolaylaştırıcıların online toplantılarda işe yaramadığını fark ettik. Online toplantıların sayısı arttıkça önce yavaş yavaş, zaman ilerledikçe de daha yüksek sesle verimliliği sorgulama gerekliliği konuşulmaya başladı.
Bu artışı yöneticilerin ekiplerini kontrol etme ihtiyacı, uzaktan çalışma kültürüne henüz hazır olmadığımız gerçeği ve online toplantıya çağırmanın fiziksel toplantı odasına çağrılmaya göre daha kolay olması da gittikçe körüklüyor. Yeni düzene uyumun kolaylaştırıcısı olarak konumlanan online toplantılar hem katılanlar hem düzenleyenler için gittikçe zor bir hal almaya başladı.
Tüm bu şartlara, uzaktan çalışanların sahip oldukları çalışma ortamlarının da homojen koşullara sahip olmaması (uygun ortam, evdeki çocuklar ve diğer evden çalışan aile üyeleri vb.) eklenince şartlara sağlıklı bir şekilde adapte olmak için aşağıdaki önerilerin üzerinden geçmek şart oldu.
Etkin online toplantı yapmanın yolları kolaylıkla öğrenilebilir. Bunun için Stanford Mag, Gartner ve HBR gibi kaynaklardan uzaktan çalışanlar ile yapılan toplantı çeşitleri ve çözümlerini içeren, pek çok araştırmadan yararlanarak önerileri çıkardım. En çok sıfırıncı maddeyi desteklediğimi özellikle belirteyim.
0:) Toplantı yapmak gerekiyor mu?
Diğer yolları araştır, gerçekten toplantı yapılması gerekiyorsa toplantı daveti at! Süresini yüz yüze toplantıya göre kısa tut.
1. Toplantının amacını, kurallarını belirle ve paylaş!
Toplantı davetinde toplantının süre ve amacı, konuları ve katılım kurallarını paylaş.
Örn: Sorunuz olduğunda el kaldırma özelliğini kullan, konuşmadan önce kendinizi tanıt ve konuşmadığında “sessiz”/”mikrofonu kapa” butonuna tıkla.
2. Doğru kişileri toplantıya davet et!
Toplantının amacını yerine getirmek için en etkin ve küçük grubu seç. Online toplantılar için 2-10 kişi aralığı en efektif iletişim kurulabilecek kişi sayısıdır. Her ihtimale karşı herkesi davet ediyorum düşüncesini unut.
3. Sistemi test et ve rolleri ata!
Herkesin videosunun göründüğüne ve sistemin doğru çalıştığına emin ol. Toplantıların daha sorunsuz geçmesi için birkaç dakika önce odayı aç. Odaya giriş çıkışı belirten sesi kıs. Çok gizli bir toplantı değilse bağlantı problemi yaşayanlar toplantıyı yeniden girilebilsin diye odayı kitleme. Teknik sorun ihtimaline karşı toplantı sahipliğini devralabilecek zaman yönetimine yardım olacak bir moderatör ata.
4. Sunumları ve konuşmaları kısa tut!
Online toplantıları ve toplantıda yapılacak olan sunumları yüz yüze toplantılardan daha kısa tut ve diğer katılımcılara söz vermeden ya da soru sormadan 5 dakikadan uzun konuşmamaya çalış. Süreyi test etmen çok kolay. Başka arkadaşının yaptığı sunum konusu ne kadar ilgi çekici olursa olsun sadece sunuma kaç dakika boyunca odaklanabildiğini ölç. Çok uzun değil 🙂
5. Güzel bir arka plan seç!
Özel bir arka plan görüntüsü seç. Sadece seçtiğin arka plan görüntüleri ve onlar hakkında konuşmak bile güzel bir buzkırıcı etki yaratabilir.
6. Katılımcıları kontrol et ve konuşmaya kat!
Prof. Emerita Margaret Neale, toplantıya tüm katılımcıları kontrol ederek başlamanı öneriyor. Sanal toplantılara ses çıkarmadan dinlemek kolay, tartışmaya girmek daha zor olduğu için toplantının birden çok noktasında insanları konuşmaya davet et ve konuşabilmeleri için gerekirse ara ver, duraklat.
7. Biraz buz kırıcı sohbet et ve anlayışlı ol!
COVID-19 krizinde evden çalışma ile ilgili en sorunlardan biri sosyal izolasyonu azaltabilmek için toplantıya sohbet ederek başla. Katılımcıları toplantıya ısındır. Yüz yüze toplantıya göre daha az kontrol alanı olduğu için katılımcılara karşı sabırlı ol. Vücud dilini tam okuyamama kaynaklı yanlış anlaşılmaları hesaba kat.
8. Gözünü kameradan ayırma!
Konuşurken gözünü kameradan ayırma; başını yere eğerek not tutma, ne kadar dayanılmaz olsa da mesaj okuma:) Yüz yüze iletişimdeki göz kontağının etkisini online toplantılarda ancak kameraya bakarak sağlayabilirsin.
9. Zamanı ve tartışmayı yönet!
Zaman yönetimi için katılımcıların katılım sürelerini yönet. Gerekirse toplantıyı kaydet ve sorunsuz şekilde sonlandır.
10. Yapılacaklar ve takip notlarını özetle!
Toplantıyı kapatırken yapılacaklar listesini ve takip notlarını e-posta ile gönder.
Ben sıklıkla deniyorum. Tümünü her tip toplantıda eş zamanlı uygulamak zor. Ama network etkisini düşünüp hemen başlarsak bu sarmaldan hep birlikte daha hızlı çıkabiliriz.
Bu konu ile ilgili okuma ve podcast önerilerim aşağıda
Daha Fazla Dinlemek İçin:
WFH Daliy: How do you make remote meetings engaging?
Think Fast, Talk Smart: Communication Techniques: Quick think-communicating and leading vituallay
Daha Fazla Okumak İçin:
Stanford Magazine: 11 Tips for more effective, less annoying remote meetings
Gartner: How to lead better remote meetings
Harvard Business Review: What it takes to run a great virtual meeting
Digital Artist:
Juan Delcan & Valentina Izaguirre
Bu yazı alıntıdır.